Vous trouverez ci-dessous la politique de confidentialité d’Ifac Service.
Cette politique de confidentialité est structurée comme suit :
I. Introduction
II. Qui est responsable du traitement ?
III. Quelles catégories de données à caractère personnel Ifac Service BV traite-t-elle ?
IV. À quelles fins Ifac Service BV traite-t-elle vos données à caractère personnel ?
V. À qui Ifac Service BV transmet-elle vos données à caractère personnel ?
VI. Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
VII. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
VIII. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?
I. Introduction
La présente politique de confidentialité explique comment Ifac Service BV traite les données à caractère personnel des personnes physiques. Le terme « données à caractère personnel » désigne toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
Nous accordons une grande importance à la protection des données à caractère personnel. Nous respectons la vie privée de nos clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et collaborateurs, et nous traitons et protégeons les données à caractère personnel de manière légale, loyale et transparente.
Nous traitons les données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur. Jusqu’au 25 mai 2018, il s’agissait de la loi belge du 8 décembre 1992. Depuis le 25 mai 2018, il s’agit du RGPD, le Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (également appelé « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD »). Si une nouvelle législation entre en vigueur, nous appliquerons les nouvelles dispositions.
Vous trouverez plus d’informations sur la protection des données auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée, appelée depuis le 25 mai 2018 l’Autorité de protection des données.
Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente est disponible sur notre site web. En cas de modifications importantes, nous informerons nos clients par un communiqué, une annonce sur notre site web ou un message personnel.
II. Qui est responsable du traitement ?
Si vous nous transmettez des données à caractère personnel — par exemple via notre site web, en nous envoyant un formulaire complété (numériquement ou sur papier), ou oralement lors d’un appel téléphonique ou d’une réunion — Ifac Service BV est responsable du traitement de vos données.
Nos coordonnées sont les suivantes :
Ifac Service BV, Chaussée de Bruxelles 15, 3080 Tervuren, numéro d’entreprise BE 0504.879.555, info@ifacservice.be, tél. +32 2 767 14 14.
Ifac Service BV est responsable devant l’Autorité de protection des données du traitement de vos données à caractère personnel. Ifac Service BV détermine les finalités pour lesquelles vos données sont traitées, les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.
Chez Ifac Service BV, nous faisons appel à des prestataires de services spécialisés pour le traitement de vos données. Ces prestataires traitent vos données pour le compte d’Ifac Service BV, conformément à nos instructions et à notre politique de confidentialité. Seules les données strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires (ci-après les « sous-traitants d’Ifac Service BV »).
III. Quelles catégories de données à caractère personnel Ifac Service BV traite-t-elle ?
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données à caractère personnel qu’Ifac Service BV peut traiter. Il est possible que d’autres données soient également traitées si elles sont utiles à l’exécution de nos obligations contractuelles.
Le contexte dans lequel Ifac Service BV obtient ou traite ces données est précisé. Ce tableau doit être lu conjointement avec la description des finalités pour lesquelles Ifac Service BV traite les données
Catégorie | Exemples | Contexte |
1/ Données d'identité du client / donneur d'ordre (vendeur ou bailleur) 2/ Données d'identité du candidat acheteur ou locataire | Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile, et adresse e-mail. | Ces données sont fournies et traitées par le client ou le donneur d'ordre lorsqu’il ou elle demande des informations, devient client, signe un mandat de médiation ou s’inscrit pour utiliser les services (en ligne) d’Ifac Service BV, pour toute identification ou utilisation. Ces données peuvent notamment être obtenues par la lecture de la carte d’identité. |
Données relatives au bien immobilier du client / donneur d'ordre (vendeur ou bailleur) | Titre de propriété, extrait urbanistique, attestation du sol, certificat de conformité de l’installation électrique, certificat PEB, informations sur le risque d’inondation, dossier d’intervention après travaux, informations sur la valeur patrimoniale | Ces données sont fournies par le client ou le donneur d’ordre, ou demandées pour son compte par Ifac Service BV auprès des autorités ou d’experts techniques. |
Données du candidat locataire liées à une proposition de contrat de location | Informations sur la profession et l’emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc. | Ces données sont recueillies à l’aide de formulaires et de contrats remplis par le client ou le donneur d’ordre à sa propre demande. |
Données complémentaires pour la conclusion d’un contrat de bail ou d’un compromis de vente | Numéro de registre national | Ces données sont fournies par le candidat locataire. Le numéro de registre national n’est utilisé que dans les cas prévus ou exigés par la loi. |
Données des copropriétaires (ou de leurs locataires) | Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile, et adresse e-mail. | Ces données sont fournies par un copropriétaire à Ifac Service BV. |
Données relatives aux transactions entre Ifac Service BV et vous | Informations relatives aux contacts avec Ifac Service par téléphone, e-mail, fax, etc., ainsi qu’aux interactions sur les pages web concernant Ifac Service BV, ses services ou partenaires, sur les réseaux sociaux, etc. | Ces données proviennent de tout type de contact entre les clients et Ifac Service BV (lors de rencontres ou d’événements, abonnement à une newsletter, réseaux sociaux, etc.). |
Données sur le comportement et les préférences du client | Informations sur le comportement et les préférences en matière d’utilisation des canaux de communication et de relation, informations sur les choix personnels et le mode de vie, projets privés ou professionnels, loisirs, etc. | Ces données résultent des choix exprimés par les clients ou d’analyses effectuées par Ifac Service BV conformément à la présente déclaration et aux obligations légales. |
Ifac Service BV ne traite aucune donnée révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données de santé ou de vie, votre orientation sexuelle, vos données génétiques ou biométriques.
IV. À quelles fins Ifac Service BV traite-t-elle vos données à caractère personnel ?
Ifac Service BV collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement pour les finalités décrites ci-dessous. Nous veillons à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour un objectif déterminé soient traitées.
Ifac Service BV traite vos données dans les situations prévues par la loi, à savoir :
Pour se conformer aux obligations légales imposées à Ifac Service BV
Pour exécuter un contrat avec vous ou prendre certaines mesures à votre demande avant la conclusion de ce contrat
Pour la défense des intérêts légitimes de notre société, Ifac Service BV, lorsque ces intérêts sont mis en balance avec vos droits et libertés fondamentaux
Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d’une demande claire et non équivoque, précédée d’une information explicite et compréhensible ; ce consentement peut être retiré à tout moment conformément à la loi.
1. Obligations légales
Ifac Service BV doit respecter la législation qui, dans certaines circonstances, nous oblige à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités. Ces obligations peuvent impliquer une coopération avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et éventuellement la transmission de certaines de vos données personnelles à ces derniers.
Cela inclut notamment :
L’obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme
L’obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales ou judiciaires belges
La liste des obligations légales pour lesquelles Ifac Service BV doit traiter vos données n’est pas exhaustive et peut évoluer.
2. Relations contractuelles entre Ifac Service BV et vous en tant que client
Avant de conclure des contrats, Ifac Service BV doit parfois obtenir et traiter certaines données, notamment afin de :
Répondre à vos demandes
Vous assister dans la fourniture d’informations et la conclusion d’un contrat
Assurer le suivi de vos demandes, évaluer l’adéquation et estimer les risques liés à un éventuel contrat
Exécuter votre mission de médiation
Dans le cadre de contrats en cours ou de leur gestion, Ifac Service BV doit traiter certaines données, en particulier pour satisfaire aux obligations administratives et comptables.
Dans ce contexte, vos données peuvent être transmises en interne au sein d’Ifac Service BV à différents départements, y compris ceux qui ne sont pas directement responsables de votre relation ou de l’exécution d’un contrat spécifique.
Plus précisément, Ifac Service BV traite vos données dans le cadre de l’exécution de contrats comme suit :
Gestion des contrats en cours / services commandés
Gestion centralisée et vue d’ensemble de la clientèle
Gestion de vos biens immobiliers
Ifac Service BV peut également traiter vos données à caractère personnel à des fins supplémentaires liées à votre relation avec nous et à l’exécution des contrats.
3. Intérêts légitimes d’Ifac Service BV
Ifac Service BV traite également vos données dans la poursuite de ses intérêts légitimes. À cet effet, Ifac Service BV s’efforce de maintenir un équilibre équitable entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.
Les données personnelles sont notamment traitées pour :
La personnalisation des services que nous offrons
L’amélioration de la qualité des services fournis, notamment par :
La surveillance des activités d’Ifac Service BV (chiffre d’affaires, nombre de rendez-vous dans nos bureaux, appels, visites du site web, nature des questions des clients, etc.)
La préparation d’études et de statistiques via l’anonymisation ou la pseudonymisation des personnes concernées
La formation de notre personnel au moyen d’exemples pratiques, y compris l’enregistrement de certains appels téléphoniques
L’utilisation de cookies pour améliorer l’expérience utilisateur du site web. Plus d’informations sur les cookies et les moyens de les limiter ou de les supprimer figurent dans notre Politique en matière de cookies.
La conservation de preuves (archives)
L’établissement, l’exercice, la défense et la préservation des droits d’Ifac Service BV ou de toute personne qu’elle représente, par exemple dans le cadre de procédures de recouvrement ou de litiges.
4. Intérêt légitime spécifique d’Ifac Service BV : marketing direct classique
Ifac Service BV effectue une segmentation de la clientèle — notamment selon vos besoins — afin de vous proposer des biens et/ou services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle.
À cet effet, Ifac Service BV peut notamment :
Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition familiale, revenus, etc.)
Analyser votre comportement à travers différents canaux (rendez-vous, e-mails, visites du site web, messages via notre site), en déduire vos préférences et personnaliser les informations et pages que vous consultez
Adapter les publicités sur les pages web selon vos centres d’intérêt manifestés sur notre site, les réseaux sociaux, dans nos bureaux ou lors d’événements où Ifac Service BV était présente
Simplifier la complétion de formulaires en préremplissant certains champs avec des données déjà connues et en vous demandant de vérifier leur exactitude et de les mettre à jour si nécessaire
Évaluer les moments clés où certains services seraient les plus adaptés à vos besoins
Vous envoyer des publicités personnalisées par courrier ou téléphone.
5. Votre consentement pour le traitement et l’envoi de publicités électroniques (marketing direct électronique)
Ifac Service BV peut traiter vos coordonnées électroniques personnelles (notamment votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail) pour vous envoyer des informations personnalisées, publicités ou offres par marketing direct ou newsletters. Dans ce cas, Ifac Service BV doit d’abord obtenir votre consentement spécifique.
En acceptant la présente politique de confidentialité, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et à l’envoi de publicités électroniques.
2. Droit d’opposition à l’envoi de publicités électroniques
Dans l’article IV.5, votre consentement a été demandé pour le traitement et l’utilisation de vos coordonnées électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales, publicités ou offres personnalisées (via des actions de marketing direct ou des newsletters), notamment à votre numéro de mobile ou adresse e-mail.
Vous avez le droit de vous opposer à ce traitement et de refuser de recevoir ces communications à l’avenir. Vous pouvez le faire :
- En cliquant sur le lien « se désinscrire » au bas d’un e-mail ou d’une newsletter envoyée par Ifac Service BV ;
- En envoyant un e-mail à info@ifacservice.be
- En envoyant une lettre à Ifac Service BV, à l’attention des gérants, Chaussée de Bruxelles 15, 3080 Tervuren ;
- En adressant une demande via la page de contact de notre site web.
Veuillez toujours joindre une copie de votre carte d’identité à votre demande.
L’exercice de ce droit n’empêche pas Ifac Service BV de vous contacter pour d’autres finalités, notamment légales ou contractuelles, conformément à la présente déclaration.
3. Droit d’introduire une réclamation
Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter comme suit :
- Par courrier : Ifac Service BV, à l’attention des gérants, Chaussée de Bruxelles 15, 3080 Tervuren
- Par e-mail : info@ifacservice.be
- Par téléphone : +32 (0)2 767 14 14
- Via le formulaire de contact sur notre site web
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles,
par e-mail à contact@apd-gba.be,
ou par téléphone au +32 (0)2 274 48 00.